Fotobox-Datenschutz bei Firmenevents – rechtssicher und DSG-konform

Übersicht

Warum Datenschutz bei Fotoboxen wichtig ist

Fotoboxen sind ein fester Bestandteil vieler Firmenfeiern, Messen und Promotionen. Sie sorgen für Spass und Interaktion, verarbeiten dabei aber auch personenbezogene Daten – nämlich Fotos, auf denen Menschen erkennbar sind. Nach unserer Auffassung sollten Unternehmen deshalb beim Thema Fotobox-Datenschutz immer ein gewisses Augenmerk auf Transparenz und Verantwortlichkeit legen.

Gerade bei geschäftlichen Anlässen spielt Datenschutz nicht nur eine rechtliche Rolle, sondern auch eine vertrauensbildende. Gäste und Mitarbeitende schätzen, wenn sie wissen, wie mit ihren Fotos umgegangen wird.

Grundprinzipien des Datenschutzes (nach revDSG)

Transparenz: Betroffene wissen, was mit ihren Daten passiert.
Zweckbindung: Fotos dürfen nur für klar definierte Zwecke verwendet werden.
Sicherheit: Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
Freiwilligkeit: Teilnehmende sollen selbst entscheiden, ob sie mitmachen möchten.

Rechtlicher Rahmen in der Schweiz

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) ist seit dem 1. September 2023 in Kraft. Es legt fest, wie Unternehmen Personendaten bearbeiten dürfen – auch bei Events und Marketing-Aktivitäten.

Nach unserer Einschätzung gilt:

Sobald auf Fotos Personen erkennbar sind, handelt es sich um Personendaten.
Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass die Bearbeitung rechtmässig, transparent und zweckgebunden erfolgt.
Die Verwendung von Cloud-Diensten ausserhalb der Schweiz kann zusätzliche Anforderungen auslösen (z. B. Informationspflicht, geeignete Garantien oder Vertragselemente).

Interne vs. externe Nutzung von Fotoboxen

Die datenschutzrechtliche Beurteilung hängt stark vom Zweck ab, für den die Fotos verwendet werden.

Interne Nutzung (z. B. Firmenfeiern oder Teamevents):

Nach unserer Auffassung kann das freiwillige Auslösen eines Fotos als stillschweigende Einwilligung interpretiert werden, sofern für die Teilnehmenden klar ist, dass Fotos entstehen und wofür sie verwendet werden (z. B. interne Galerie oder Ausdrucke). Wer selbst den Auslöser betätigt, stimmt der Aufnahme in der Regel bewusst zu.

Externe Nutzung (z. B. Messen, Promotionen, Social Media):

Bei der externen Nutzung ist besondere Vorsicht geboten. Das reine Fotografieren gilt noch nicht als Zustimmung zur Veröffentlichung. Nach unserer Auffassung sollte für Marketing- oder Social-Media-Zwecke eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden. Alternativ kann in einzelnen Fällen eine Interessenabwägung vorgenommen werden, wobei Transparenz weiterhin entscheidend bleibt.

Unterschiede auf einen Blick

Interne Events: Bei internen Veranstaltungen (z. B. Firmenfeiern oder Teamevents) kann die Teilnahme an der Fotobox nach unserer Auffassung meist als stillschweigende Einwilligung gelten. Ein kurzer Hinweis oder ein Schild mit einem einfachen Satz („Mit dem Auslösen erklärst du dich mit der Aufnahme einverstanden“) genügt in der Regel.
Messen und Promotionen: Bei Events mit externem Publikum ist mehr Transparenz nötig. Für Messebesucher:innen oder Gäste auf Promotionen empfiehlt sich eine ausdrückliche Zustimmung – etwa über ein Opt-in-Feld oder ein Gewinnspiel-Mechanismus.
Marketing & Social Media: Sobald Fotos veröffentlicht oder für Werbezwecke genutzt werden, sollte immer eine klare Einwilligung eingeholt werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Zweck der Veröffentlichung (z. B. Social Media, Website) klar zu nennen.

Einwilligung, Information und Transparenz

Das Drücken des Auslösers kann als Einwilligung in die Aufnahme interpretiert werden, aber nur, wenn die Teilnehmenden wissen, was mit den Fotos geschieht. Nach unserer Auffassung reicht es oft, wenn die Gäste vorab klar informiert sind und der Zweck offensichtlich ist.

Typische und einfache Lösungen sind:

Ein Hinweisschild bei der Fotobox mit einem kurzen Satz wie: „Mit dem Auslösen erklärst du dich mit der Aufnahme und der vorgesehenen Nutzung einverstanden.“
Ein QR-Code, der auf eine detailliertere Datenschutzinfo führt.
Ein Hinweis im Event-Briefing oder der Einladung.

Diese Massnahmen genügen meist, um die Informationspflicht nach DSG zu erfüllen, ohne Gäste oder Besucher:innen abzuschrecken.

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Datenschutzoptionen bei MyFotobox

Jede Veranstaltung ist anders, und Unternehmen haben unterschiedliche Datenschutzanforderungen. Um darauf eingehen zu können, bietet MyFotobox auf Wunsch zwei anpassbare Funktionen an:

Upload-Funktion deaktivieren: Fotos werden lokal gespeichert und nicht automatisch in eine US-Cloud geladen. Auf Wunsch können sie nach dem Event über eine DSG-konforme Schweizer Cloud bereitgestellt werden.
Disclaimer-/Einwilligungs-Screen aktivieren: Vor jeder Aufnahme erscheint ein kurzer Hinweis, den die Gäste bestätigen müssen.

Beide Optionen können helfen, Datenschutzanforderungen zu erfüllen. In der Praxis empfinden viele Gäste jedoch wiederholte Zustimmungsabfragen als störend, weshalb diese Einstellungen nur auf ausdrücklichen Kundenwunsch aktiviert werden.

Was MyFotobox anbieten kann

Empfehlungen für Unternehmen

Nach unserer Auffassung ist ein pragmatischer, transparenter Umgang der beste Ansatz, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben, ohne den Erlebnisfaktor zu mindern.

Vor dem Event

Gäste in der Einladung oder auf der Website kurz informieren (Zweck, Speicherdauer, Kontakt).
Bei Events mit Externen: prüfen, ob ein Einwilligungssystem sinnvoll ist.

Während des Events

Schild oder Kurztext bei der Fotobox platzieren.
Eventuell QR-Code mit Link zur Datenschutzseite.
Gäste nicht mit langen rechtlichen Texten überfordern – Klarheit statt Komplexität.

Nach dem Event

Fotos nur intern oder mit Einwilligung veröffentlichen.
Wenn Cloud-Systeme eingesetzt werden, prüfen, ob diese den Schweizer Datenschutzstandards entsprechen.

Do’s & Don’ts beim Fotobox-Datenschutz

FAQ – Häufige Fragen zum Fotobox-Datenschutz

Brauchen wir immer eine Einwilligung?

Nicht immer. Bei interner Nutzung kann die Teilnahme an der Fotobox als konkludente Einwilligung interpretiert werden. Für externe Verwendung, insbesondere Marketing, empfehlen wir ein ausdrückliches Opt-in.

Wie können wir unsere Gäste informieren, ohne sie abzuschrecken?

Ein kurzer Hinweis genügt oft. Ein Schild oder Text am Bildschirm ist einfach und verständlich.

Welche Datenschutzoptionen bietet MyFotobox?

MyFotobox kann den automatischen US-Upload deaktivieren und einen Einwilligungsscreen aktivieren. Die restliche Informationspflicht liegt beim Veranstalter.

Gibt MyFotobox Daten an Dritte weiter?

MyFotobox gibt keine Daten an unbeteiligte Dritte weiter. Eine Weitergabe an den Veranstalter kann nur erfolgen, wenn die betroffene Person ausdrücklich zugestimmt hat. Ohne eine solche Einwilligung bleiben die Daten ausschliesslich bei MyFotobox.

Fazit: Datenschutz mit Augenmass und gesundem Pragmatismus

Der Datenschutz rund um Fotoboxen ist kein Hindernis, sondern ein Thema, das sich mit etwas Umsicht gut integrieren lässt. Es geht nicht darum, Events mit Bürokratie zu überladen, sondern darum, Transparenz zu schaffen und bewusste Entscheidungen zu treffen.

Unternehmen, die ihre Gäste informieren und den Zweck der Fotos klar kommunizieren, erfüllen den wesentlichen Teil ihrer Pflicht bereits. MyFotobox unterstützt sie dabei, indem auf Wunsch Funktionen wie der Einwilligungs-Screen oder eine datenschutzfreundlichere Speicherung aktiviert werden können.

So bleibt die Fotobox, was sie sein soll: ein unkompliziertes Erlebnis, das Freude macht – nur eben mit einem klaren Bewusstsein für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten.

Fabian

Seit 2018 beschäftige ich mich mit Fotoboxen und deren Vermarktung. Damals haben wir unsere Fotobox-Vermietung in Zürich gestartet, seither haben wir weitere Standorte in der ganzen Schweiz eröffnet. Mit mittlerweile zehn Mitarbeitern geben wir tagtäglich alles, um unsere Kunden glücklich zu machen.